Coordonnateur(rice) – Opérations et planification des spectacles et évènements

Relevant de la vice-présidence Opérations et Expérience client, le coordonnateur ou la coordonnatrice – Opérations et planification des spectacles et événements assure la planification et la coordination opérationnelle des événements. Il ou elle facilite le transfert d’information entre équipes et producteurs, veille à la prise de besoins et contribue à une expérience optimale pour les producteurs

Description du poste

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS : 

Planification et coordination des évènements

• Établir le premier contact avec les producteur·trices suite à la mise en marché;
• Recueillir et structurer les besoins opérationnels des producteur·trices;
• Présenter les informations clés liées à l’organisation d’un événement ou d’un spectacle à la Place des Arts;
• Assurer la transmission claire et complète des besoins aux équipes internes et s’assurer du suivi de leur traitement;
• Assurer du respect de base des conventions collectives dans les propositions et les demandes des producteur·trices;
• Faciliter la communication entre les parties prenantes internes et externes pour garantir une planification efficace;
• Assure la coordination de l’information entre le producteur et les équipes d’accueil, de bars, des réceptions ainsi que les services scéniques

Suivi et accompagnement

• Agir comme principal point de contact pour les producteur·trices sur les volets opérationnels, en les accompagnant tout au long de la planification et de la préparation jusqu’à la transmission complète du projet pour le jour de l’événement.
• Responsable de faire les rappels et suivis auprès du producteur-trices, pour assurer le bon déroulement du processus;
• S’assurer de la cohérence des actions avec les priorités organisationnelles et soulever les enjeux;
• Tenir à jour la documentation et les suivis pour chaque évènement ou spectacle.

Amélioration continue

• Lors des post-mortem, contribuer à l’amélioration continue de sa portion du processus, en faisant des recommandations concrètes aux parties prenantes responsables du processus.

Expérience des producteurs

• Comprendre et reconnaître les besoins et gérer les attentes des producteur·trices pour optimiser leur expérience et leur accompagnement;
• Faire preuve de proactivité dans la prise en charge du processus;
• Maintenir des relations positives avec les producteurs·trices;
• Gérer les blocages opérationnels avec les producteurs·trices en utilisant les canaux appropriés;
• Assurer une gestion efficace des attentes des producteurs·trices ;
• Représenter les valeurs de l’entreprise, tant à l’interne qu’auprès des producteur·trices.

Description de l'entreprise

La Place des Arts est le plus grand complexe culturel au Canada où l’on retrouve 6 salles de spectacle de calibre international, des espaces publics, une esplanade extérieure, des salles de répétition, en plus de l’Amphithéâtre Fernand-Lindsay – situé à Joliette – que nous administrons depuis 1995.

Chaque année, c’est près de 1 000 spectacles qui y sont présentés devant 1 million de personnes, en plus d’une foule d’activités culturelles et éducatives qui sont offertes à des participant.e.s de tous âges et de tous horizons dans le cadre de notre volet Éducation et Collectivités signé L’Art en soi.

Exigences

QUALIFICATIONS REQUISES :

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) dans un domaine pertinent ou toute autre formation jugée équivalente.
• Posséder un minimum de 5 ans d’expérience pertinente en planification et en mise en œuvre d’événements
• Connaissance approfondie des services et outils de gestion événementielle.
• Connaissance des règles et politiques internes liées à l’organisation des événements ou spectacles (connaissances de base sur les conventions collectives) (un atout)
• Bonne compréhension des processus internes (incluant délais requis et coûts potentiels) et des offres de services pour les producteur·trices;
• Connaissance des services scéniques et de la production d’évènement ou spectacle (un atout)
• Maitrise des approches et des bonnes pratiques d’expérience client.
• Capacité à anticiper les risques et à mettre en place des solutions proactives pour assurer le bon déroulement de l’événement.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES :

• Excellente organisation et gestion des priorités
• À l’aise dans la coordination de parties prenantes multiples
• Capacité à naviguer dans l’ambiguïté et à travailler avec des délais serrés
• Aisance relationnelle avec les producteurs et les équipes
• Adaptabilité et capacité à trouver des solutions rapidement
• Habiletés de gestion de projet : gestion des échéanciers, gestion de risques, etc.
• Excellente communication écrite et orale en français et en anglais.
• Utilisation de la suite M365

Horaire du lundi au vendredi. Toutefois, la personne titulaire du poste pourrait être appelée à ajuster ses heures d’entrée et de sortie en fonction des besoins liés aux spectacles et aux événements.