Coordinateur(trice) d'événements

Le Parc Oméga est à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) d’événements dynamique, structuré(e) et passionné(e) par le développement des ventes, la coordination d’événements et le service à la clientèle.

Description du poste

Relevant du Directeur ou de la Directrice des hébergements et de la restauration, le ou la titulaire du poste jouera un rôle clé dans la gestion des réservations de groupes, d’événements et de séjours corporatifs, ainsi que dans la mise en œuvre des actions commerciales et promotionnelles du parc.

Responsabilités principales

Service à la clientèle et coordination des réservations

• Répondre aux demandes reçues par téléphone et par courriel de manière professionnelle et courtoise.
• Faire preuve d’une excellente communication écrite et orale et d’un sens développé du service à la clientèle.
• Gérer les demandes de réservations d’événements et de groupes (mariages, fêtes, activités corporatives, etc.) du début à la fin.
• Assurer le suivi complet des dossiers liés au parc, aux hébergements et à la restauration.
• Être présent(e) lors de certains grands événements afin d’assurer la coordination et la qualité du service.
• Effectuer la facturation des réservations et assurer le suivi des paiements avec les services concernés.
• Gérer les annulations et modifications selon les conditions établies.
• Maintenir une communication constante entre les départements impliqués dans les activités et événements.
• Prendre les messages de la boîte vocale, retourner les appels pertinents et assurer un suivi rapide et professionnel.
• Respecter en tout temps les procédures internes et standards de service.

Développement commercial et promotion

• Participer à la planification du calendrier d’ouverture des activités spéciales et à la mise à jour des grilles tarifaires.
• Élaborer et tenir à jour les outils de suivi des ventes et des réservations.
• Mettre en place des équipements multimédias et les contrôler ou en assurer la mise en place et le contrôle.
• Préparer et diffuser les supports d’information et de promotion en collaboration avec les autres départements.
• Proposer et coordonner des actions de mise en marché ou des initiatives promotionnelles selon les besoins.
• Assurer un suivi régulier des résultats et recommander des ajustements en fonction des tendances observées.
• Contribuer à l’accueil et à la prise en charge des visiteurs ou partenaires lors de visites ou événements spéciaux.
• Participer à la préparation de salons ou d’activités promotionnelles, au besoin.

Gestion administrative et suivi opérationnel

• Mettre à jour et transmettre chaque semaine les tableaux de réservations (groupes, événements, corporatif).
• Établir les horaires de travail
• Produire un rapport hebdomadaire des activités commerciales et des indicateurs de performance.
• Collaborer avec les autres services pour assurer le partage efficace des informations.
• Assurer la coordination logistique et matérielle des activités spéciales (ex. : cocktails, activités thématiques, expériences exclusives).
• Vérifier la bonne gestion des pourboires de groupes et la conformité des dossiers.
• Suivre l’évolution des chiffres de ventes et réservations, et proposer des pistes d’amélioration.

Avantages :

• Deux (2) jours de congés maladie rémunérés;
• 4 % d’indemnité de vacances après 6 mois et 6 % après 1 an de service;
• Prime de rendement annuelle pouvant aller jusqu’à 10 % du salaire régulier gagné;
• Assurance collective payée à 100 % par l’employeur;
• Possibilité d’adhérer au RVER des employés du Parc Oméga Inc.;
• Rabais employés sur les achats et visites au Parc Oméga Inc.;
• Formation et perfectionnement;
• Possibilités d’avancement au sein de l’entreprise.
• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Congés payés
• Événements d’Entreprise
• Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
• Réductions Tarifaires
• Stationnement sur place

Faire parvenir vos curriculums vitae à emploi@parcomega.ca.

La forme masculine inclut le féminin et est utilisée uniquement dans le but d’alléger le texte.

Description de l'entreprise

Fondé en 1985, le Parc Oméga est un vaste site naturel de l’Outaouais dédié à la découverte de la faune nord-américaine. Il offre une expérience immersive alliant observation animale, conservation, hébergements insolites et gastronomie locale, dans le respect de la nature et des traditions régionales.

Notre mission

La mission du Parc Oméga consiste à éduquer par l’émerveillement. Le parc est un lieu propice à l’évasion et à la découverte, connectant les visiteurs à la nature et les sensibilisant à la conservation de la biodiversité.

Exigences

• DEC
• Français à l’oral comme à l’écrit (anglais souhaité)
• Expérience de 2 ans pertinente en tourisme, hôtellerie, évènements.
• Excellente organisation, autonomie et souci du détail.
• Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais.
• Aisance relationnelle, professionnalisme et attitude orientée service.
• Souplesse horaire, incluant certaines fins de semaine et soirées selon les besoins opérationnels.
• Période de travail: Jour, soir, nuit, fin de semaine
• Débrouillardise
• Lieu du poste : En présentiel