Coordonnateur(rice), services d’hospitalité

Le.la Coordonnateur.trice, services d’hospitalité, assure l’exécution et la coordination des opérations liées à l’accueil, au service et à l’expérience des clients, invité.e.s, pigistes et employé.e.s chez Rodeo FX (Montréal). Structuré.e, autonome et orienté.e service, il.elle veille à la préparation et à la qualité des espaces et des services (alimentation, boissons, cuisines et zones de service, soutien aux événements), tout en maintenant des standards élevés et une grande discrétion.

Le rôle porte une responsabilité opérationnelle concrète : exécution quotidienne, inventaire, coordination des fournisseurs, suivi budgétaire de base et maintien des standards.

Modalités de travail : poste à temps plein, 5 jours/semaine en présentiel (Montréal). Horaire principalement de jour, avec flexibilité requise selon les événements, visites clients et besoins de production (soir et/ou fin de semaine au besoin).

Principales responsabilités :

Opérations quotidiennes (espaces, cuisines, zones de service)

• Assurer la préparation, la propreté et l’organisation des espaces d’hospitalité (cuisines, réfrigérateurs, zones de service), incluant le réassortiment quotidien et le maintien des standards.
• Effectuer des inspections simples et régulières (présentation, hygiène, fonctionnement de base) et signaler / corriger rapidement les écarts.
• Assurer la mise en place et le rangement des stations de service selon les besoins (visites, journées achalandées, événements internes).

Suivi des approvisionnements, inventaires et budgets

• En appui au responsable, gérer les inventaires, planifier les besoins et effectuer les commandes (multi-plateformes), incluant les cueillettes au besoin, l’entreposage et la rotation des stocks.
• Maintenir des niveaux de stock optimaux afin de limiter ruptures, achats urgents et gaspillage (planification proactive, routines de contrôle).
• Suivre les dépenses liées à l’alimentation et aux boissons et contribuer au suivi budgétaire selon les balises établies (rapprochements, reçus/factures, indicateurs de base).

Fournisseurs et services de traiteur

• Soutenir la coordination avec le responsable auprès des fournisseurs et partenaires externes (traiteur, livraisons, services) : qualité, suivis, résolution des enjeux et ajustements logistiques.
• Agir comme personne ressource sur site lors d’événements, au besoin : supervision du service, ajustements en temps réel et respect des standards d’accueil.
• Contribuer à l’optimisation des options d’approvisionnement (qualité, fiabilité, délais, coûts) selon les besoins opérationnels.

Expérience client, accueil et soutien aux visites

• Offrir un accueil chaleureux, professionnel et discret aux clients et invité.e.s, adapté aux différents profils (clients directs, clients d’agence, talents, pigistes, visiteurs).
• Assurer le service alimentaire et de boissons lors des visites (prises de commandes, service sur place), incluant le service café/barista lorsque requis.
• Lors de visites clients, tournages ou périodes de forte activité, coordonner rapidement les besoins opérationnels (salles, repas, boissons, matériel) en collaboration avec les équipes concernées.
• Appuyer l’accueil et la logistique de service lors des visites et tournages, en collaboration avec la Production, et relayer au bon interlocuteur les demandes relevant des opérations de plateau.

Événements et amélioration continue (Culture + systèmes)

• Soutenir la planification et l’exécution d’événements internes en collaboration avec l’équipe Culture : préparation, mise en place, logistique, démontage et réassort.
• Mettre en place et maintenir des systèmes simples (inventaire, étiquetage, routines, documentation) pour assurer constance et efficacité.
• Identifier les irritants et proposer des améliorations concrètes aux méthodes de travail (standardisation, checklists, meilleures pratiques).
• (Si applicable) Assurer la coordination opérationnelle du système de fût : propreté, maintenance, approvisionnement, rotations et dépannage de base, selon les balises internes.