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Agente ou agent de secrétariat

Infolettre de l'ITHQ

Agente ou agent de secrétariat

Un environnement de travail stimulant aux secteurs d’activités variés

Depuis plus de 50 ans, l’ITHQ est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l’hôtellerie et de la gastronomie. Doté d’installations uniques, dont un hôtel-école 4 étoiles, deux restaurants d’application pédagogique, un bar et deux unités de recherche, il est la seule école au pays à offrir des programmes dans les trois ordres d’enseignement (professionnel, technique et universitaire). Reconnu pour l’excellence de ses formations qui répondent aux plus hauts standards de l’industrie, l’ITHQ offre aussi des ateliers destinés aux professionnels ainsi qu’au grand public.

Travailler à l’ITHQ, y avez-vous pensé?

À titre d’agente ou d’agent de secrétariat à la direction de la formation professionnelle, vous collaborez avec une gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens afin de leur fournir un soutien administratif et de mener à bien tous les projets de la direction tant au niveau de l’organisation des sessions d’enseignement que dans le développement de projets innovants.

Vos principaux mandats

Soutien administratif à la direction

  • Gérer la boîte courriel du gestionnaire : s’assurer de lire et déterminer le degré d’importance de chaque courriel pour une référence rapide à son gestionnaire, organiser la boîte afin de simplifier les recherches et lui préparer les projets de réponse
  • Assurer et coordonner les activités de l’agenda de son gestionnaire et les rendez-vous de la direction selon les urgences et les priorités établies
  • Rédiger et diffuser des envois aux professeurs ou au personnel de l’ITHQ à titre de nouvelles procédures ou rappels en cours de session
  • Assurer la gestion et le suivi de divers documents et formulaires internes qui nécessitent des signatures
  • Assurer la qualité du français, de présentation et de rédaction de documents en commentant et en proposant les changements nécessaires
  • Effectuer le classement des dossiers et tenir à jour un système efficace à partir du logiciel de gestion virtuelle de classement et effectuer le classement et l’archivage des dossiers de la direction (plans de cours, évaluations des professeurs, évaluations d’enseignements, lettres, documents). Conformément au plan de classification en vigueur;
  • Participer au développement et au bon fonctionnement de la gestion documentaire de son unité administrative conformément aux pratiques en vigueur à l’ITHQ et en collaboration avec la responsable de la gestion de l’information et des archives de l’ITHQ.

Soutien aux enseignements

  • Préparer l’envoi des plans de cours des professeurs, s’assurer de les transmettre chaque session aux professeurs concernés, suivre le respect des dates de retour, préparer les documents nécessaires pour les validations de ceux-ci par les coordonnateurs et en organiser l’archivage
  • Prévoir le suivi des commandes de matériel didactique des professeurs tant au niveau des livres à commander que les livres de recettes à imprimer en début de chaque session
  • Préparer les évaluations des enseignements pour chaque cours par les étudiants, bâtir un calendrier par session et s’assurer de respecter les délais en plus de comptabiliser les résultats et les archiver
  • Soutenir les coordonnateurs et le gestionnaire lors de rencontres d’évaluation en préparant les documents et rédactions des lettres après les rencontres
  • Fournir un soutien administratif pour des concours et jurys (réservation de bureaux, réception des documents, correspondances)
  • Seconder la direction dans l’organisation de la session scolaire incluant différents contacts avec divers intervenants, le service du registrariat, le service des stages, les professeurs, les étudiants, etc.

Soutien au développement de la direction

  • Concevoir de nouvelles méthodes et/ou outils de travail afin de simplifier les processus
  • Concilier et développer, au besoin, de nouvelles méthodes et/ou outils de travail pouvant servir à regrouper des tâches et faciliter leur exécution et éviter ainsi un dédoublement
  • Par la recherche de documents ou renseignements, apporter le soutien nécessaire à la prise de décisions éclairées de la direction
  • Arrimer les pratiques communes avec la secrétaire de la direction de la formation technique

Vos forces

  • Posséder un excellent sens de l’organisation et de planification
  • Faire preuve de grandes habiletés relationnelles et d’une approche client
  • Avoir une bonne capacité d’adaptation et de résolution de problèmes
  • Avoir le souci du détail, être minutieux et faire preuve de rigueur
  • Posséder une excellente habileté de communication
  • Démontrer un bon esprit de synthèse

Vous détenez

  • Un diplôme d’études professionnelles avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes ou tout équivalent jugé pertinent
  • Une expérience pertinente minimale de trois (3) années dans des postes similaires
  • Une excellente maîtrise du français, parlé et écrit
  • Une bonne connaissance de l’anglais, parlé et écrit
  • Une excellente connaissance des environnements technologiques, collaboratifs et des logiciels d’usage courant
  • La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

Atouts

  • Une connaissance du logiciel de gestion documentaire Ultima
  • Une connaissance du moteur de recherche Sphinx

À l’ITHQ, nous vous offrons

+   Un poste syndiqué à temps plein (35 h/semaine)

+   Un salaire annuel de 39 101 $ à 45 658 $ selon l’expérience et la scolarité

+   Des bureaux facilement accessibles en transport collectif (station de métro Sherbrooke)

+   Avantages:

+   4 semaines de vacances après un an de service

+   13 jours fériés

+   Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

+   Programme de soutien aux études

+   Programme d’aide aux employés

+   Stationnement ($) pour auto et vélo disponibles

+   Service de cafétéria, café étudiant

+   Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires

Information générale

  • Jusqu’au 24 septembre : Hélène Poissant : 514 282-5111, poste 4125
  • À partir du 27 septembre : Dalal Benyahya : 514 282-5111, poste 4000

Pour vous joindre à l’équipe

Vous n’avez qu’à transmettre votre curriculum vitæ détaillé à l’adresse courriel suivante : dotation@ithq.qc.ca ,au plus tard le 3 octobre 2021.

L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.

Seules les personnes retenues seront contactées.