Dès que possible

Coordonnateur(trice) de voyages

Diplômé

Forum économique international des Amériques (FEIA)

Montréal

Événementiel

En ligne depuis 3 semaines

Le Forum économique international des Amériques (FEIA) recrute un / une chargé(e) de projet, conciergerie, pour rejoindre l'équipe de production et logistique. Le(a) chargé(e) de projet, conciergerie relèvera du Vice-Président, Production et Expérience.

Horaire

Temps partiel
Jour

Salaire

Selon l'experience

Nombre de postes disponibles

1

Durée

Indéterminée

Date limite pour postuler

06/03/2024

Description du poste

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS



Les responsabilités incluent, mais ne sont pas limitées à :



Gestion des dignitaires – Transport terrestre et aérien



Gestion du tableau de conciergerie par événement en corrélation avec le CRM;

– Réservation du transport aérien ou terrestre des dignitaires, conférenciers et employés du FEIA;

– Confirmer l’arrivée de dignitaires provenant de l’extérieur du pays;

– Communication et envoi des confirmations aux invités et dignitaires;

– Gestion des prestataires (transports) sur le site;

– Rédaction des lettres déterminant les services et les demandes d’informations;

– Communication avec les dignitaires, suivis, rappels, gestion des changements;

– Envoi de confirmation à chacun des dignitaires et suivi des changements d’itinéraires;

– Remise des listes nominatives de dignitaires pour la préparation des affiches d’identification par le fournisseur de transport;

– Gestion des horaires d’arrivées et départs en collaboration avec le fournisseur de transport terrestre;

– Logistique liée à l’arrivée des dignitaires et présence;

– Suivis et vérification finale de prise en charge;

– Identification des accompagnateurs pour chaque délégation et communication des informations auprès du client (si applicable);

– Dédouanement de courtoisie si possible;

– Rappel de l’heure et de l’endroit du départ des dignitaires et conférenciers;

– Rédaction des lettres pour les départs des invités;

– Livraison des lettres en chambre pour chaque invité;

– Présence sur le site de l’événement pendant toute la durée de la conciergerie pour en assurer le bon déroulement;

– Gestion avec le dispatch et le responsable de la sécurité sur le site de l’événement.



Gestion des dignitaires – Hébergement

– Recherche d’hôtel selon les critères pour chaque événement;

– Négociation avec les hôtels pour les contrats;

– Suivis avec les hôtels pour les réservations des chambres et les besoins spéciaux;

– Gestion de l’attrition selon la date limite au contrat;

– Présence à la rencontre pré-conférence pour chaque événement;

– Gestion des prestataires (hôtels) sur le site.



Le FEIA se réserve le droit de modifier les tâches et responsabilités et d’intégrer dans la description du poste toute activité que l’entreprise estime raisonnable dans le cadre général du poste.

Description de l'entreprise

A PROPOS DU FEIA



Le Forum économique international des Amériques (FEIA) a été créé pour promouvoir le rôle des Amériques dans les grandes décisions et réformes liées aux défis de l'économie mondiale actuelle. Le FEIA a également pour mission de faciliter les échanges, d'offrir des occasions d'affaires et de donner accès aux points de vue uniques des plus grands experts.



Le FEIA est une organisation privée qui accueille six sommets économiques majeurs par an : le World Strategic Forum de Miami, la Conférence de Montréal, la Conférence de Paris, le Toronto Global Forum, le IEFA Latam Forum de Buenos Aires et le Phoenix Global Forum. Ces événements couvrent un ensemble d'enjeux clés affectant l'économie mondiale : le commerce international, la réglementation financière, l'énergie, les ressources naturelles, le développement durable, l'innovation, la santé, etc.



POURQUOI CHOISIR LE FEIA?



Le FEIA offre une occasion unique de travailler dans un véritable contexte international. Notre équipe collabore directement avec des entreprises du classement Fortune 500, des organisations internationales, des gouvernements étrangers, des sociétés multinationales et des groupes de réflexion mondiaux. Notre équipe est dynamique, multilingue et composée de personnes d'horizons divers.



Le FEIA offre :

– Environnement motivant et stimulant;

– Assurances collectives;

– Télémédecine;

– Possibilité de télétravail.



OFFRE DE CANDIDATURE

Le poste est ouvert à toute personne possédant les qualifications requises à l’emploi.



Les candidats intéressés sont priés d’envoyer leur CV et une lettre de candidature à Alain Dufour par courriel à l’adresse : [email protected].

Exigences

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS

– Diplôme universitaire;

– Minimum de deux (2) ans d'expérience dans un domaine pertinent tel que l’hôtellerie ou l’événementiel;

– Compétences exceptionnelles en matière de communication écrite et verbale. En raison de la nature internationale de nos événements et du fait que le FEIA organise des événements en français, en anglais et en espagnol, le candidat retenu doit maîtriser parfaitement le français et l'anglais (à l'oral et à l'écrit). La maîtrise de l’espagnol est un atout mais n'est pas essentielle;

– Organisation, grand souci du détail et capacité à mener plusieurs tâches;

– Capacité à travailler de manière indépendante, tout en faisant preuve d'ingéniosité et en ayant un sens de l'initiative très développé;

– Capacité à gérer plusieurs projets simultanément et à travailler sous pression;

– Aucune contrainte à se déplacer ponctuellement à l’étranger pour les événements;

– Capacité à établir et à maintenir des relations solides et pérennes avec les différentes parties prenantes;

– Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook);

– Connaissance d’un CRM et de Zoho (un atout);

– Dynamisme, créativité et esprit d’équipe.

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