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Agente ou agent de bureau au Service des stages

Infolettre de l'ITHQ

Agente ou agent de bureau au Service des stages

Direction principale des études professionnelles, techniques et des affaires étudiantes

Un environnement de travail stimulant aux secteurs d’activités variés

Depuis plus de 50 ans, l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l’hôtellerie, de la gastronomie et de la sommellerie. Répondant aux plus hauts standards de l’industrie, il est la seule école au pays à offrir des programmes dans les trois ordres d’enseignement (professionnel, technique et universitaire). Doté d’installations uniques, dont un hôtel école 4 étoiles et deux restaurants d’application pédagogique, il compte deux unités de recherche (GastronomiQc Lab et ExperiSens) et un centre d’expertise. En plus de ses formations diplômantes, l’ITHQ propose aussi du perfectionnement aux professionnels, des services-conseils aux entreprises et aux institutions, ainsi que des ateliers au grand public.

Travailler à l’ITHQ, y avez-vous pensé?

À titre d’agente ou d’agent de bureau, vous effectuez les activités de soutien administratif au sein de l’équipe du Service des stages. Entre autres, le suivis des dossiers de stages des étudiants et vous assistez les techniciennes dans les communications auprès des partenaires de stages.

Vos principaux mandats

  • Préparer et mettre à jour les dossiers de stages étudiants et les publier sur la plateforme Moodle
  • Saisir les suivis dans la base de données et dans les fichiers Excel
  • Préparer les conventions de stage
  • Préparer les lettres de confirmation et envoyer les confirmations de stages aux entreprises et aux étudiants
  • Remplir les formulaires en ligne pour l’inscription aux diverses activités du Service des stages (rencontres, entrevues, dépôts de documents interactifs, etc.)
  • Préparer et envoyer aux entreprises les formulaires pour la demande du crédit d’impôt à la suite des stages admissibles au Québec
  • Tenir à jour des listes des partenaires
  • Répondre aux demandes de renseignements faites par téléphone, en personne ou par voie électronique, ou transmettre les demandes à la personne compétente
  • Soutenir l’équipe lors des événements de l’ITHQ (journées entrevues, remise des diplômes, journée portes ouvertes, etc.)
  • Vérifier et traiter les demandes de remboursement de déplacement des professeurs
  • Effectuer le classement et l’archivage des dossiers étudiants pour les stages
  • Recevoir, compiler, numériser et envoyer aux membres du comité d’analyse les dossiers de demandes de bourses
  • Tenir l’inventaire des fournitures de bureau à jour et commander les fournitures nécessaires

Vos forces

  • Posséder des aptitudes pour le travail d’équipe
  • Être à l’aise avec le service à la clientèle
  • Avoir un intérêt marqué pour la saisie des données et les suivis administratifs
  • Posséder un très bon sens de l’organisation; de la minutie et avoir le souci du détail
  • Avoir une facilité à établir des contacts avec les collègues et les partenaires

Vous détenez

  • Un diplôme d’études secondaires (DES) ou toutes autres études pertinentes
  • Une expérience pertinente minimale de trois années dans un poste similaire
  • Une excellente maîtrise des langues française et anglaise, parlées et écrites
  • Une bonne maîtrise des environnements technologiques, collaboratifs et des logiciels d’usage courant
  • La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

Atout

  • Une connaissance du milieu de l’éducation

À l’ITHQ, nous vous offrons

  • Un poste syndiqué à temps plein (35 h/semaine)
  • Un salaire annuel de 35 357 $ à 43 667 $, selon l’expérience et la scolarité
  • Des bureaux facilement accessibles en transport collectif (station de métro Sherbrooke)

+             Avantages :

+             4 semaines de vacances après un an de service

+             13 jours fériés, payés et chômés

+             Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la participation de l’employeur

+             Programme de soutien aux études

+             Programme d’aide aux employés et à leur famille

+             Stationnement pour auto ($) et vélo ($) disponible

+             Service de cafétéria, café étudiant, salle de musculation

+             Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires

Information générale

Mme Mayane Truchot, conseillère en dotation : mayane.truchot@ithq.qc.ca

Pour vous joindre à l’équipe

Vous n’avez qu’à transmettre votre curriculum vitæ détaillé à l’adresse courriel suivante : dotation@ithq.qc.ca, au plus tard le 22 mai 2022.

L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.

Seules les personnes retenues seront contactées.