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Agent ou agente de secrétariat à la DRH

Infolettre de l'ITHQ

Agent ou agente de secrétariat à la DRH

L’ITHQ, un organisme gouvernemental unique 

Depuis plus de 50 ans (1968), l’ITHQ est la référence au Canada pour la formation en tourisme, en hôtellerie et en gastronomie. Doté d’installations uniques, notamment un hôtel-école 4 étoiles, deux restaurants d’application pédagogique et un centre de recherche, il est la seule école au pays à offrir des programmes enrichis dans les trois ordres d’enseignement (secondaire, collégial et universitaire). Reconnu pour l’excellence de sa formation qui répond aux plus hauts standards de l’industrie, l’ITHQ offre aussi des ateliers destinés au grand public ainsi que des cours de perfectionnement pour les professionnels de l’industrie.

 

Un environnement de travail stimulant aux secteurs d’activités variés

  • Un lieu de travail situé sur la rue Saint-Denis, au-dessus de la station de métro Sherbrooke
  • Des installations comprenant un café étudiant, une cafétéria, deux restaurants, un bar « Blanc Bec » et une salle de musculation avec douches.

 

Description du poste

Sous l’autorité de la directrice adjointe des ressources humaines, la personne titulaire de l’emploi fournit un soutien administratif à l’ensemble de la DRH qui compte dix membres.

 

Principales responsabilités

Soutien administratif

Elle apporte son soutien en procédant à la mise en page de tout document, tel qu’actes de nomination ou prolongations, lettres, tableaux divers, attestations d’emploi, politiques, directives, présentations, étiquettes, etc. Le produit fini doit être impeccable et selon les bonnes méthodes associées à la suite Office. Elle est appelée à faire des mises à jour de tableaux (Par exemple : périodes d’essai, stages probatoires, permanence et évaluation de rendement), listes diverses (par exemple la liste téléphonique, suivi des évaluations du rendement). Elle doit également faire, pour ses collègues, les réservations de salle pour les rencontres et pour les entrevues de candidats. Elle voit également à l’accueil des employés qui se présentent à la DRH en répondant aux demandes ou en les redirigeant vers d’autres ressources. Elle a également la responsabilité de répondre aux appels téléphoniques destinés à la DRH.

Dotation

Elle participe à certaines tâches reliées à un processus de dotation, notamment en préparant la mise en page des grilles d’entrevue, en transmettant le courriel d’accueil pour l’arrivée des candidats et en se rendant les chercher au rez-de-chaussée pour les amener à la salle d’entrevue. Elle prépare la pochette d’accueil. Ouvre les dossiers personne et paie; reçoit les formulaires remplis; les transmet à qui de droit; les numérise et les verse au dossier électronique ou papier (selon le besoin) de l’employé. Elle saisit l’information de certains formulaires dans des répertoires précis (par exemple : contacts en cas d’urgence). Elle tient à jour l’ordre du jour et participe aux réunions de dotation hebdomadaires.

Correspondance

La correspondance adressée à la Direction des ressources humaines est variée et souvent sous un sceau confidentiel. Elle peut venir de l’externe ou de l’interne. La personne titulaire doit ouvrir, estampiller et distribuer le courrier aux personnes concernées. La personne peut avoir à rédiger des accusés de réception, des attestations d’emploi, par exemple.

Gestion documentaire et classement

Elle est la répondante principale de la DRH pour la gestion de l’information et des archives. Elle participe au développement et au bon fonctionnement de la gestion documentaire de son unité administrative conformément aux pratiques en vigueur à l’ITHQ et en collaboration avec la responsable de la gestion de l’information et des archives. Elle est la personne substitut lors des absences de cette dernière. Elle est également appelée à recevoir et à accompagner les représentants Iron Mountain pour la cueillette de bacs contenant des documents à déchiqueter de façon confidentielle pour l’ensemble des directions de l’ITHQ.

Boîtes courriel

La personne titulaire voit également à la gestion quotidienne de sa boîte courriel ainsi que celle de la DRH où elle doit répondre aux demandes ou les rediriger, s’il y a lieu.

Inventaire

Elle tient un inventaire à jour de la papeterie et procède aux commandes. Elle voit également, en collaboration avec d’autres adjointes, à l’inventaire du papier et des cartouches dans la salle centrale.

Assiduité

Elle collecte les feuilles de temps mensuelles de ses collègues, vérifie l’exactitude des absences dans le système SAGIP ou SAGIR et les présente à la directrice ou directrice adjointe pour leur approbation.

Exigences

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou la bureautique ou une attestation d’études pertinentes
  • Une expérience minimale de trois (3) années dans des postes similaires
  • Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

 

Profil recherché

  • Habiletés de communication et une excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Approche client
  • Courtoisie, savoir-vivre, empathie, sympathie
  • Créativité
  • Flexibilité et résolution de problèmes
  • Grande capacité d’adaptation en période de changement
  • Sens de l’organisation et de la planification
  • Travail d’équipe et collaboration
  • Capacité de travailler sous pression

Connaissances recherchées

  • Excellente connaissance d’Office 365
  • Connaissance des logiciels Ultima et de SAGIR : atouts
  • Connaissance en gestion électronique : atout

 

Conditions de l’emploi et rémunération

  • Poste non syndiqué à temps plein (35 h/semaine)
  • Échelle salariale : de 37 957 $ à 45 658 $ selon l’expérience
  • Nombreux avantages dont l’accumulation de 20 jours de vacances entre le 1er avril et le 31 mars, l’adhésion à des assurances collectives et la cotisation à un régime de retraite

 

Information générale : Mme Hélène Poissant : 514 282-5111, poste 4125

 

Pour postuler

Cet emploi vous intéresse? Vous n’avez qu’à nous transmettre votre curriculum vitæ à jour et complet (pour chaque expérience d’emploi, indiquer la date de début et fin [année-mois] ainsi que le nombre d’heures travaillées par semaine) par courriel à l’adresse suivante : dotation@ithq.qc.ca, au plus tard le 7 août 2020.

 

Les entrevues auront lieu dans la semaine du 10 août 2020.

 

L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste et nous vous informons que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.