Direction principale des communications et du développement commercial

Un environnement de travail stimulant aux secteurs d’activités variés

Depuis plus de 50 ans, l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l’hôtellerie, de la gastronomie et de la sommellerie. Répondant aux plus hauts standards de l’industrie, il est la seule école au pays à offrir des programmes dans les trois ordres d’enseignement (professionnel, technique et universitaire). Doté d’installations uniques, dont un hôtel école 4 étoiles et deux restaurants d’application pédagogique, il compte deux unités de recherche (GastronomiQc Lab et ExperiSens) et un centre d’expertise. En plus de ses formations diplômantes, l’ITHQ propose aussi du perfectionnement aux professionnels, des services-conseils aux entreprises et aux institutions, ainsi que des ateliers au grand public.

Travailler à l’ITHQ, y avez-vous pensé?

À titre d’agente de bureau, vous effectuez le travail de soutien administratif nécessaire à la coordination des activités du Centre d’expertise (CE). Vous vous assurez de la qualité des documents et concevez des outils de travail favorisant le fonctionnement et l’efficacité du Centre d’expertise (CE).

Vos principaux mandats

• Rédiger, réviser et corriger divers projets de documents, lettres, contrats de service, offres de service ou notes; collaborer à la rédaction des rapports ou autres documents administratifs; effectuer la mise en page et les demandes de reprographie
• Assurer un contrôle de la qualité et une coordination des différents documents de suivi des projets, des contrats, de la facturation
• Développer et améliorer les outils communs pour le CE : gabarits, modèles, procédures, communications
• Effectuer le suivi de l’assiduité de la facturation des consultants et des heures travaillées par des professeurs; s’assurer que les feuilles de temps sont conformes et sans erreurs et apporter les modifications nécessaires
• Apporter son soutien aux utilisateurs des plateformes SOFE et Virtuo
• Assumer la responsabilité liée à la préparation et au suivi budgétaire, à la facturation et à la préparation de commandes, des mandats confiés aux membres de l’équipe, obtenir l’information manquante ou les compléter au besoin et fournir le soutien technique
• Saisir les demandes de biens et de services ainsi que les commandes dans le logiciel Virtuo
• Collaborer avec les ressources financières et d’approvisionnement afin d’assurer la bonne marche des opérations courantes
• Coordonner les activités de l’agenda et des communications du directeur
• Participer à l’élaboration du bilan annuel des activités du CE, recueillir l’information nécessaire, procéder à une analyse préliminaire et une synthèse des données quantitatives et qualitatives compilées
• Collaborer à la préparation des fiches techniques pour les études de crédits
• Gérer et coordonner divers mandats et assurer le suivi auprès des clients : liaison entre les différentes équipes internes de l’Institut
• Évaluer les besoins et les problématiques, proposer les ajustements nécessaires, concevoir, améliorer et implanter des outils et des procédures pour améliorer les processus, le suivi et la gestion des opérations et du budget du CE (tableaux de bord, indicateurs, tableaux d’inventaire et création de banques de données)
• Être responsable de tenir à jour le système de classement du CE, assurer le lien avec la responsable de la gestion documentaire à l’ITHQ et agir comme personne ressource auprès de l’équipe.

Vos forces

• Avoir une excellente maitrise du français et une bonne maitrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Avoir un très bon sens de l’organisation et une bonne capacité à établir les priorités
• Démontrer un souci du détail, de la minutie et de la rigueur
• Posséder des habiletés relationnelles et des aptitudes pour le service à la clientèle
• Posséder un solide esprit d’équipe
• Être flexible, autonome et proactif

Vous détenez

• Un diplôme d’études professionnelles en administration ou un équivalent jugé pertinent
• Une expérience pertinente minimale de deux années
• Une bonne connaissance des environnements technologiques, collaboratifs et des logiciels d’usage courant
• La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

À l’ITHQ, nous vous offrons

• Un poste syndiqué à temps plein (35 h/semaine)
• Un salaire annuel de 38 535$ à 47 520$ selon l’expérience et la scolarité
• Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke)

Avantages :

+             4 semaines de vacances après un an de service

+             13 jours fériés, payés et chômés

+             Jusqu’à 10 jours de congés maladie

+             Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l’employeur

+             Programme de soutien aux études

+             Programme d’aide aux employés et à leur famille

+             Stationnement disponible pour auto et vélo ($)

+             Service de cafétéria, café étudiant

+             Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires

Information générale

Hélène Poissant : (514) 282-5111, poste 4125

Pour vous joindre à l’équipe

Vous n’avez qu’à transmettre votre curriculum vitæ détaillé par courriel à l’adresse suivante : dotation@ithq.qc.ca, au plus tard le 26 mars 2023.

Les entrevues auront lieu la semaine du 27 mars 2023.

Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.

Seules les personnes retenues seront contactées.