Le secteur événementiel connaît une croissance importante. On fait de plus en plus appel à des professionnels qualifiés pour la gestion d’événements et de manifestations. Utilisés par les entreprises ou les particuliers comme un outil de communication au profit de leur clientèle tant interne qu’externe, les événements peuvent varier considérablement en termes d’envergure, allant de simples soirées ou réceptions à des fêtes et festivals, en passant par des salons et des foires commerciales, sans oublier l’important marché des réunions et des congrès.

Les professionnels du secteur événementiel sont là pour guider les clients à travers les diverses activités qui entourent l’organisation d’un événement : conception et direction de projets; mise en place; suivis opérationnel et budgétaire; conseils et stratégies de mise en marché.

Coordonnateur ou coordonnatrice

d’événements et de congrès | de fêtes et de festivals | des bénévoles | de la logistique | des opérations | des commandites | aux ventes

Coordonne la planification et l’organisation d’activités spéciales telles que des fêtes et des festivals, des congrès et des réunions, des rassemblements sportifs, des colloques, etc. Dans la hiérarchie d’une organisation, le coordonnateur d’événements spéciaux dépend généralement d’un directeur et gère des employés contractuels ou bénévoles. Les emplois dans ce secteur sont souvent contractuels, en réponse aux besoins d’une région et des périodes de l’année durant lesquelles des fêtes ou des festivals ont lieu. Ils peuvent également être à temps complet pour des durées plus ou moins longues, au sein d’entreprises, d’organismes à but non lucratif ou d’associations professionnelles. Les fonctions de coordonnateur d’événements et de congrès peuvent requérir un minimum d’études ou d’expérience, selon le niveau de supervision et l’importance du budget géré. Enfin, il est essentiel d’aimer travailler en équipe pour exercer de telles fonctions, car le bon déroulement d’un événement dépend directement de la qualité de la communication au sein du groupe.

Directeur ou directrice

d’événements et de congrès | de fêtes et de festivals | de la programmation | des communications

Planifie, organise, dirige et contrôle l’ensemble des activités reliées à la réalisation d’événements (congrès, fêtes et festivals, foires d’exposition, événements culturels ou sportifs, etc.) en vue de l’atteinte des objectifs prévus au plan stratégique. Le directeur d’événements ou de congrès et le gestionnaire de fêtes et de festivals sont responsables de l’arrimage entre ces événements et l’ensemble des stratégies organisationnelles ou des plans d’affaires de l’organisation.

D’après le site du  Conseil québécois des ressources humaines en tourisme, voici les principales tâches effectuées dans le cadre de deux exemples de postes énumérés ci-haut :

Coordonnateur ou coordonnatrice d’événements et de congrès

• Collaborer à la préparation du budget et assurer le suivi budgétaire.
• Identifier des sites et des fournisseurs potentiels et participer à la prise de décision.
• Déterminer les menus, les prix, les besoins en équipement (audiovisuel ou autre), l’aménagement désiré, etc. 
• Négocier les tarifs et les arrangements nécessaires avec les fournisseurs concernés.
• Participer à la prise de décision.

Planificateur ou planificatrice ou directeur ou directrice d’événements

• Assurer la gestion des ressources humaines de son service (embauche, formation, attribution des tâches, élaboration des horaires de travail, évaluation du rendement, gestion des relations de travail, etc.).
• Faire la promotion des services de conférence, de congrès, de foire commerciale, etc., auprès de représentants d’associations commerciales ou professionnelles.
• À la suite d’échanges avec les commanditaires et les membres des comités organisateurs, évaluer l’ampleur des événements, établir et assurer le respect des budgets ainsi que réviser les procédures administratives des diverses opérations.
• Coordonner l’ensemble des services offerts dans le cadre des événements : hébergement et transport des participants; installations et mise en place de l’équipement; restauration; interprète; sécurité; etc.
• Veiller au respect des règlements municipaux en vigueur.
• Négocier des échanges de services, approuver les factures des fournisseurs, s’assurer de l’exactitude de la facturation finale transmise aux clients, préparer des rapports, etc.

• Aptitudes pour la gestion des ressources humaines (gestion des équipes de travail et des conflits, etc.)
• Aptitudes pour la planification, la vente, la négociation, le marketing et le service à la clientèle
• Aptitudes pour le travail d’équipe, autonome, dynamique, possédant de l’entregent ainsi qu’un sens de l’initiative et de l’organisation 
• Connaissance du français et de l’anglais (la maîtrise d’autres langues constitue un atout)
• Capacité à effectuer des transactions monétaires
• Connaissance et application des normes du travail et des principes de base en santé et en sécurité au travail, de même que des règles d’hygiène et de salubrité
• Excellentes aptitudes pour la logistique et les communications
• Habiletés pour la communication écrite et verbale
• Leadership et capacité de prise de décisions
• Tolérance au stress 

De plus, pour les fonctions de planificateur ou de directeur d’événements :

• Connaissance des analyses de marché, des analyses de clientèles, des réseaux de distribution, de la publicité et des médias de masse
• Excellente connaissance de l’industrie touristique, de même que des produits et des services de l’établissement
• Excellente connaissance de la région immédiate et de ses points d’intérêt touristique

Issus majoritairement du secteur privé, les environnements de travail sont variés :

• Centres de congrès
• Grandes entreprises
• Milieu associatif
• Firmes spécialisées dans la planification de congrès et d’événements
• Entreprises touristiques de grande envergure (ex. : chaînes hôtelières)
• Festivals et événements
• Travail autonome ou à la pige

Vous vous réaliserez pleinement dans le métier en étant ouvert à certaines conditions de travail bien particulières :

• Travail à horaire variable s’effectuant généralement durant la journée, mais pouvant s’étendre sur de longues heures à l’approche de la date de tenue de l’événement et impliquant d’être présent lors de celui-ci (jour, soir, week-ends et jours fériés) 
• Fonctions pouvant comporter des périodes de pointe et de stress très intense
• Travail debout pendant de longues périodes 
• Utilisation fréquente d’un ordinateur (logiciels de traitement de texte et de bases de données)

En savoir plus sur les salaires et les statistiques d’emploi

Information sur le marché du travail (IMT)

Planificateurs/planificatrices de congrès et d’événements (CNP 1226)