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Formation coordonnateur/rice événementiel - diplôme AEC | ITHQ

Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec.

Infolettre de l'ITHQ

Coordination d’événements et de congrès

LCL.1G (AEC)

Période d'admission

  • Du 1er au 28 août (début des cours à l’automne)

Séance d'information virtuelle

Présentation

Maîtrisez l’art de ne rien laisser au hasard

Cette formation qui mène à une attestation d’études collégiales (AEC) s’adresse aux candidats qui souhaitent apprendre comment gérer toutes les facettes d’un événement, de la programmation à la planification, en passant par la mobilisation des équipes, la gestion des budgets et la promotion. 

Le programme Coordination d’événements et de congrès vous permettra de développer des outils de gestion efficients et pertinents et d’acquérir une expérience solide avec des professionnels du domaine. Cette formation fera de vous un redoutable organisateur et vous ouvrira de nombreuses portes, notamment dans des agences ou entreprises qui offrent des services en organisation d’événements.

Objectifs

  • Collaborer à la programmation d’un événement, à sa planification et à sa mise en œuvre.
  • Assurer la gestion des ressources humaines, matérielles et financières.
  • Participer à l’organisation des activités de communication.
  • Savoir identifier les tendances du marché.

Témoignages

Annie Lahaie-Dagenais

Coordonnatrice Ventes et Marketing

Les formations de l’ITHQ m’ont permis de me construire des bases solides dans le domaine de la gestion, précisément dans le secteur de l’événementiel et des congrès. Grâce aux connaissances acquises et à l’expertise de mes professeurs, je mets quotidiennement en application les méthodes et notions apprises au cours de ma formation.

Sophie Dionne

Coordonnatrice d’événements

Mon expérience en hôtellerie et en restauration m’avait donné la piqûre de l’événementiel. Je souhaitais donc accroître ma crédibilité et me donner des outils afin de me démarquer dans le domaine. Avant même de terminer le programme, j’ai eu la chance d’être engagée à la Fondation du CHUM en tant que coordonnatrice aux événements. Le programme m’a apporté des connaissances et des outils que je peux appliquer à mon travail au quotidien. 

Durée et horaire

  • Programme débutant à l’automne de chaque année
  • Échelonné sur 4 sessions à temps partiel
  • Total de 375 heures (6 cours théoriques et 1 cours de développement d’une manifestation)
  • Horaire de la première session : cours offerts les lundis et mercredis soir, de 18 h à 21 h 30, du 14 septembre au 21 décembre 2020, incluant 1 samedi, le 5 décembre, de 9 h à 17 h.

Note :
L’horaire, les dates et l’ordre des cours sont sujets à changement.

Cours

Liste des cours (nb heures) Horaire
Dynamique de l’industrie (45 heures) Automne 2020
Du 14 au 28 octobre 2020
Outils de planification d’une manifestation (60 heures)  Automne 2020
Du 2 novembre au 21 décembre 2020, incluant le samedi 5 décembre
Techniques de mise en place d’une manifestation (60 heures)
Hiver 2021
Gestion et mobilisation des équipes (45 heures)
Hiver 2021
Budget et transactions commerciales liés à une manifestation (45 heures)
Automne 2021
Communication et promotion d’une manifestation (45 heures)
Automne 2021
Activité d’intégration dans une manifestation (75 heures)
Hiver 2022

Expérience pratique

  • Une activité d’intégration dans une situation réelle de 75 heures
  • Participation à l’organisation de grands événements et de congrès au sein de l’industrie montréalaise

Code vestimentaire

Tous les étudiants sont tenus de se conformer à certaines règles de base en matière d' image professionnelle

Conditions d'admissibilité

Pour être admissible à ce programme, vous devez :

  • détenir au minimum un diplôme d’études secondaires (DES) ou professionnelles (DEP), ou avoir une formation jugée suffisante;
  • Avoir été bénévole ou avoir travaillé dans un événement (conférences, congrès, exposition, foires commerciales, festivals et autres événements spéciaux);
  • Avoir suivi des cours postsecondaires en gestion et en marketing;
  • Maîtriser la suite Office, plus spécifiquement Excel;
  • Maîtriser la langue française, à l’oral et à l’écrit;
  • Maîtriser la langue anglaise, un atout. 

Note :

Les candidats retenus devront se soumettre à un test informatique obligatoire le 13 octobre 2020, à 18 h, à l’ITHQ. 

Mise à niveau 

L’ITHQ propose des cours de mise à niveau qui permettent de compenser des préalables manquants, moyennant des frais :

  • Informatique : le 17 octobre (à confirmer), de 9 h à 16 h (6 heures)
  • Gestion : le mardi 20 octobre (à confirmer) de 18 h à 21 h, et le samedi 24 octobre (à confirmer), de 9 h à 16 h (15 heures)
  • Marketing : dates à venir en janvier 2021 (15 heures)

Coûts

  Candidats résidents du Québec Candidats canadiens non résidents du Québec
Frais d’ouverture de dossier (non remboursables) 35 $ 35 $
Assurance responsabilité civile (obligatoire) 6 $/session 6 $/session
Droits de scolarité 2 740 $ (payable en 4 versements) 2 740 $ (payable en 4 versements)
Formations de mise à niveau (si nécessaire) Frais d’inscription : 15 $/cours
Droits de scolarité : 26,75 $/heure de cours
Frais d’inscription : 15 $/cours
Droits de scolarité : 26,75 $/heure de cours

Annulation

  • Les droits de scolarité sont remboursables en totalité, à condition que l’étudiant ou l’étudiante annule son inscription au plus tard 10 jours ouvrables avant le début des cours.
  • Les droits de scolarité sont remboursables, moins des frais administratifs de 25 %, si l’étudiant ou l’étudiante annule son inscription moins de 10 jours ouvrables avant le début des cours.
  • Une fois les cours commencés, aucun remboursement ne sera accordé.
  • L’ITHQ se réserve le droit d’annuler un cours ou un programme si un nombre insuffisant de personnes inscrites le justifie. Les droits de scolarité et les frais d’ouverture de dossier sont, dans ce cas, remboursés.

Notes :

  • Des frais additionnels pourraient être nécessaires pour l’achat de matériel didactique et de notes de cours.
  • Tous les montants sont en dollars canadiens.
  • Les montants indiqués sont modifiables sans préavis.
  • Les employeurs assujettis à la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre peuvent comptabiliser les coûts de la présente formation dans le cadre de l’obligation des entreprises d’investir 1 % de leur masse salariale en développement des compétences de leur personnel.

Aide financière

Certaines institutions financières offrent un service de marge de crédit étudiant aux candidates et candidats admis à ce programme.

Diplôme

  • Attestation d’études collégiales (AEC) en Coordination d’événements et de congrès reconnue par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur.
  • À la suite d’un processus de classification, ce diplôme vous rend admissible à l’examen d’agrément d' Events Industry Council menant au titre de Certified Meeting Professionals (CMP).

Portrait des métiers dans le secteur événementiel

Le secteur événementiel connaît une croissance importante. On fait de plus en plus appel à des professionnels qualifiés pour la gestion d’événements et de manifestations. Utilisés par les entreprises ou les particuliers comme un outil de communication au profit de leur clientèle tant interne qu’externe, les événements peuvent varier considérablement en termes d’envergure, allant de simples soirées ou réceptions à des fêtes et festivals, en passant par des salons et des foires commerciales, sans oublier l’important marché des réunions et des congrès.

Les professionnels du secteur événementiel sont là pour guider les clients à travers les diverses activités qui entourent l’organisation d’un événement : conception et direction de projets; mise en place; suivis opérationnel et budgétaire; conseils et stratégies de mise en marché.

Champs de spécialisation qui s'offrent aux diplômés

Administration

  • Finances
  • Ressources humaines
  • Systèmes d’information
  • Approvisionnement
  • Etc.

Design

  • Contenus
  • Thématiques
  • Programme
  • Environnement
  • Production
  • Divertissement
  • Restauration
  • Etc.

Marketing

  • Mise en marché
  • Promotion
  • Relations publiques
  • Ventes
  • Commandites
  • Mise en marché
  • Etc.

Opérations

  • Communication
  • Infrastructures
  • Logistique
  • Gestion des installations
  • Gestion de l’inscription
  • Soutien technique
  • Etc.

Gestion des risques

  • Processus de prise de décision
  • Plan d’urgence
  • Santé et sécurité
  • Assurances
  • Sécurité
  • Aspects légaux
  • Etc.

Exemples d'emplois offerts en événementiel, selon les secteurs

Coordonnateur ou coordonnatrice

d’événements et de congrès | de fêtes et de festivals | des bénévoles | de la logistique | des opérations | des commandites | aux ventes

Coordonne la planification et l’organisation d’activités spéciales telles que des fêtes et des festivals, des congrès et des réunions, des rassemblements sportifs, des colloques, etc. Dans la hiérarchie d’une organisation, le coordonnateur d’événements spéciaux dépend généralement d’un directeur et gère des employés contractuels ou bénévoles. Les emplois dans ce secteur sont souvent contractuels, en réponse aux besoins d’une région et des périodes de l’année durant lesquelles des fêtes ou des festivals ont lieu. Ils peuvent également être à temps complet pour des durées plus ou moins longues, au sein d’entreprises, d’organismes à but non lucratif ou d’associations professionnelles. Les fonctions de coordonnateur d’événements et de congrès peuvent requérir un minimum d’études ou d’expérience, selon le niveau de supervision et l’importance du budget géré. Enfin, il est essentiel d’aimer travailler en équipe pour exercer de telles fonctions, car le bon déroulement d’un événement dépend directement de la qualité de la communication au sein du groupe.

Directeur ou directrice

d’événements et de congrès | de fêtes et de festivals | de la programmation | des communications

Planifie, organise, dirige et contrôle l’ensemble des activités reliées à la réalisation d’événements (congrès, fêtes et festivals, foires d’exposition, événements culturels ou sportifs, etc.) en vue de l’atteinte des objectifs prévus au plan stratégique. Le directeur d’événements ou de congrès et le gestionnaire de fêtes et de festivals sont responsables de l’arrimage entre ces événements et l’ensemble des stratégies organisationnelles ou des plans d’affaires de l’organisation.

Principales fonctions de travail

D’après le site du  Conseil québécois des ressources humaines en tourisme, voici les principales tâches effectuées dans le cadre de deux exemples de postes énumérés ci-haut :

Coordonnateur ou coordonnatrice d’événements et de congrès

  • Collaborer à la préparation du budget et assurer le suivi budgétaire.
  • Identifier des sites et des fournisseurs potentiels et participer à la prise de décision.
  • Déterminer les menus, les prix, les besoins en équipement (audiovisuel ou autre), l’aménagement désiré, etc. 
  • Négocier les tarifs et les arrangements nécessaires avec les fournisseurs concernés.
  • Participer à la prise de décision.

Planificateur ou planificatrice ou directeur ou directrice d’événements

  • Assurer la gestion des ressources humaines de son service (embauche, formation, attribution des tâches, élaboration des horaires de travail, évaluation du rendement, gestion des relations de travail, etc.).
  • Faire la promotion des services de conférence, de congrès, de foire commerciale, etc., auprès de représentants d’associations commerciales ou professionnelles.
  • À la suite d’échanges avec les commanditaires et les membres des comités organisateurs, évaluer l’ampleur des événements, établir et assurer le respect des budgets ainsi que réviser les procédures administratives des diverses opérations.
  • Coordonner l’ensemble des services offerts dans le cadre des événements : hébergement et transport des participants; installations et mise en place de l’équipement; restauration; interprète; sécurité; etc.
  • Veiller au respect des règlements municipaux en vigueur.
  • Négocier des échanges de services, approuver les factures des fournisseurs, s’assurer de l’exactitude de la facturation finale transmise aux clients, préparer des rapports, etc.

Qualités requises

  • Aptitudes pour la gestion des ressources humaines (gestion des équipes de travail et des conflits, etc.)
  • Aptitudes pour la planification, la vente, la négociation, le marketing et le service à la clientèle
  • Aptitudes pour le travail d’équipe, autonome, dynamique, possédant de l’entregent ainsi qu’un sens de l’initiative et de l’organisation 
  • Connaissance du français et de l’anglais (la maîtrise d’autres langues constitue un atout)
  • Capacité à effectuer des transactions monétaires
  • Connaissance et application des normes du travail et des principes de base en santé et en sécurité au travail, de même que des règles d’hygiène et de salubrité
  • Excellentes aptitudes pour la logistique et les communications
  • Habiletés pour la communication écrite et verbale
  • Leadership et capacité de prise de décisions
  • Tolérance au stress 

De plus, pour les fonctions de planificateur ou de directeur d’événements :

  • Connaissance des analyses de marché, des analyses de clientèles, des réseaux de distribution, de la publicité et des médias de masse
  • Excellente connaissance de l’industrie touristique, de même que des produits et des services de l’établissement
  • Excellente connaissance de la région immédiate et de ses points d’intérêt touristique

Milieux de travail

Issus majoritairement du secteur privé, les environnements de travail sont variés :

  • Centres de congrès
  • Grandes entreprises
  • Milieu associatif
  • Firmes spécialisées dans la planification de congrès et d’événements
  • Entreprises touristiques de grande envergure (ex. : chaînes hôtelières)
  • Festivals et événements
  • Travail autonome ou à la pige

Conditions de travail particulières

Vous vous réaliserez pleinement dans le métier en étant ouvert à certaines conditions de travail bien particulières :

  • Travail à horaire variable s’effectuant généralement durant la journée, mais pouvant s’étendre sur de longues heures à l’approche de la date de tenue de l’événement et impliquant d’être présent lors de celui-ci (jour, soir, week-ends et jours fériés) 
  • Fonctions pouvant comporter des périodes de pointe et de stress très intense
  • Travail debout pendant de longues périodes 
  • Utilisation fréquente d’un ordinateur (logiciels de traitement de texte et de bases de données)

Placement et salaire

En savoir plus sur les salaires et les statistiques d’emploi

Information sur le marché du travail (IMT)

Planificateurs/planificatrices de congrès et d’événements (CNP 1226)

Pour vous aider à choisir

Academos
Service de mentorat qui permet de communiquer directement avec des personnes actives du monde du travail.

Tout pour réussir
Service gratuit d’orientation en ligne, blogue avec une conseillère en orientation et plus encore. 

Osez les études
Service téléphonique gratuit d’aide et d’accompagnement personnalisé en information scolaire et professionnelle, offert par l’Association québécoise de l’information scolaire et professionnelle (AQISEP).

Choix avenir : service d’aide pour les parents
Site qui aide les parents à accompagner leur enfant dans son orientation scolaire et professionnelle.

NOTE : Les renseignements figurant sur cette page sont indiqués sous réserve de modifications.

Protection des renseignements personnels